[국제회의기획] 프로그램북/디렉토리북 작업 순서

PCO는 하나의 프로젝트를 맡을 때마다 출판물도 작업하는 편이다. 요즘은 환경을 고려해서 인쇄를 안하는 경우도 많아졌지만 그럼에도 pdf 버전은 배포가 되기 때문에 작업하는 과정은 거의 같다. 학술대회는 Program Book, Abstract Book, Proceedings 등을 만들게 되고, 전시가 포함되는 경우에는 Directory도 추가로 만들게 된다. 물론 최종 디자인까지 직접 하지는 않지만, 컨텐츠부터 반영할 이미지, 배치 계획 등 기획 작업을 맡아서 하게 된다. 대략적인 출판물 작업 순서는 아래와 같다.

 

1. 작업 및 인쇄 발주 일정 확인
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2. 메뉴 구성, 자료 수집 및 정리
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3. 컨텐츠 초안 작성 (한글/워드 파일)
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4. 키디자인 및 페이지 디자인 확인
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5. 검토 및 수정 작업
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6. 수량 결정 및 인쇄

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작업 및 발주 일정 확인

나는 보통 디자이너랑 인쇄소가 말하는 것보다 2~3일 정도 여유롭게 일정을 잡고 진행한다. 하다보면 분명히 자료를 기한보다 늦게 주는 경우가 발생하고, 또는 뒷북치며 추가 수정 사항이 끝이 없어 늘어지게 되는 경우가 많다는 것을 경험적으로 알고 있기 때문이다. 설사 운 좋게 계획대로 작업이 끝나더라도 모든 참가자에게 제공되고 간직되는 부분(심지어 국회도서관에 보관되기도 함)인만큼 검토할 시간이 하루이틀 더 있는 것이 심적으로 상당한 안정감을 준다. 실제로 이런 여유기간에 문득 놓친 부분이 생각나 제대로 수정한 경우도 있다. 너무 일찍 시작할 필요는 없지만 스스로 여유롭게 스케줄링 할 줄 알아야 한다.

 

작업 및 발주 일정이 정해지면 메뉴 구성과 자료 수집, 컨텐츠 작업을 거의 동시에 진행한다. 초록집이나 프로시딩즈는 논문을 엮는 것이기 때문에 크게 신경쓰기보다는(평소에 파일명, 파일형식, 반영순서, 교정작업 등 자료정리를 잘 해두었다면) 페이지 상시라나 하시라 내용 정도만 체크해주면 되고, 주로 기획이 필요한 부분은 프로그램북이나 디렉토리 부분이다.

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템플릿 작업

사전에 디자인 작업할 업체와 작업하기 편한 파일 형식을 확인해 두면 좋다. 어떤 곳은 워드 파일이 편하다는 곳도 있고, 어떤 곳은 한글 파일이 편하다는 곳도 있기 때문이다.

 

컨텐츠 작업에 앞서 작업물의 성격에 맞는 템플릿을 구축한다. 표지부터 시작해서 간지, 목차, 내지, 뒷표지까지 대략적인 틀을 잡는 과정이라고 생각하면 된다. 보통 프로그램북은 표지 - 광고 - 간지 - 목차 - 인사말씀 - 위원회 - 장소, 등록비 등 안내 - 프로그램표 - 초청강연 - 구두세션 - 포스터세션 - 투어 - 전시/후원 - author index - 광고 - 뒷표지 순으로 작업하는데, 광고나 투어, 전시 등 해당이 없는 부분은 생략하기도 한다.

 

 

작업하다보면 반복되는 내용이 있기 때문에 제목, 소제목, 표 등 템플릿을 미리 구축해 두고 복붙해서 사용하는 것이 효율적이고, 같은 세션 안내라고 하더라도 세션 성격에 따라 표기 방법이나 내용이 조금씩 달라지기도 하기 때문에 항목 별로 세세하게 템플릿을 조정한다. 이렇게 어느 정도 기본 템플릿이 잡히면 작업할 페이지 수를 예상해서 빈 페이지들로 자리를 잡아둔다.

 

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내지 컨텐츠 작업

여기까지 컨펌이 되면 빈 페이지들에 컨텐츠를 채워야 한다. 이 과정에서 수백 개의 발표 타이틀을 교정(각 단어 대문자, 발표자 표기 등 체크)하는데, 프로젝트마다 교정 가이드를 작업하여 학술위 컨펌 후 진행한다.

 

기본 개요나 이미 확정된 발표 순서 같은 경우는 충분히 PCO에서 채울 수 있지만, 전시 디렉토리 등 외부의 정보의 취합이 필요한 경우도 있다. 회사 개요, 로고, 소개글, 사진, 광고 파일 등의 정보를 모든 업체들과 커뮤니케이션(마감 기한을 지키기 위해서는 템플릿 작업 전에 요청해두는 것이 수월)하면서 받아 통일감 있게 정리한다.

 

 

 

컨텐츠가 대략적으로 채워졌을 때 오타가 없는지 내부적으로 체크한 후 회람하여 1차 검수를 거친다.

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디자인 작업

컨텐츠 작업 이후 디자인 컨셉을 전달하여 2안 정도 시안을 받는다. 기존의 키디자인의 이미지나 컬러를 활용하는 경우가 많고, 추가로 반영해야 할 이미지나 아이콘 등이 있다면 참고할 자료를 서치해 함께 보낸다. 피드백을 통해 표지 및 내지의 선호안을 정해 디벨롭 해 나간다. 이 때 튀는 부분이 없도록 큼지막한 부분들(공식 명칭, 서식 통일 등)도 같이 잡아준다.

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수정 작업

어느 정도 정리된 시안이 나오면 내부 검토, 회람, 수정 등의 과정을 반복적으로 진행하며 다듬는다.

 

시안이 나온 뒤의 수정 작업은 pdf 파일을 주고 받으며 주석으로 수정을 다는 경우가 많다. 보통 pdf를 열면 한 페이지로 나타나 보이지만 이 때 실제 인쇄된 책의 형태(2페이지)로 시안을 보고 싶다면 메뉴에서 [보기 - 페이지 표시 - 두 페이지 보기] 기능을 활용하면 된다.

 

 

최종 컨펌을 마치면 수량을 확인해 인쇄 발주를 하고 배송 일정을 체크한다. 인쇄가 없다면 폰트 등 저작권 이슈를 피하기 위해 텍스트가 긁히지 않는 이미지 파일로 재작업하여 웹용(배포용) 파일로 변환한다.

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영문본 작업

국내학술대회의 경우 여기까지 진행하지만, 해외 학술대회의 경우 영문 작업도 이어서 진행하게 된다. 디자인이 거의 결정되어 있기 때문에 언어만 변경하는 정도로 작업하게 된다. 다만, 각 기관/기업의 영문 로고가 있으면 텍스트와 함께 수정 반영해야 한다. 영문 버전 역시 공식 명칭을 쓸 수 있도록 주의한다.

 

 

이렇게 빈 페이지에서 시작해서 디자인 구석구석, 단어 하나하나, 컨텐츠 위치 배정, 줄맞춤, 교정 등 수많은 고민과 검수를 거쳐 결과물이 나오면 그렇게 뿌듯하다. 그치만 막상 최종 인쇄본은 보지 않는다는 PCO가 꽤 있다. 왜냐하면 그렇게 많은 시간을 들여 수많은 눈이 검토하고 수정했는데도 꼭 오타 하나씩 나와서 속상하니까....ㅎ 항상 다 끝내고 나면 발견되는 매직.

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나는 보통 작업 시간을 기획부터 검토 후 마무리까지 대략 1~2주 정도 잡고 진행했다. 다른 프로젝트 또는 다른 업무와 병행하여 진행해야 하므로 시간 관리를 잘 하는 것이 필요하다. 그러나 신입이라면 시간 관리는 사수에게 맡기고, 구글링으로 많은 샘플들을 찾아보면서 구성에 대한 감을 익히는 것을 추천한다.